يستخدم الترصد المتلازمي مصادر البيانات الصحية الحالية لأغراض المراقبة شبه الآنية لمشكلات الصحة العامة. الاستخدام الأساسي لمعلومات زيارات قسم الطوارئ (ED) والرعاية العاجلة (UC) هو الرعاية السريرية للمرضى من قبل مرفق الرعاية الصحية. عندما يتم استخدام هذه المعلومات من قبل وزارة الصحة بفيرجينيا (VDH) لمراقبة المتلازمات، فإنها تعتبر استخدامًا ثانويًا. يخضع هذا الاستخدام الثانوي لقيود يجب أخذها في الاعتبار عند تفسير هذه البيانات.
بالنسبة للمراقبة المتلازمية، يتم الإبلاغ عن المعلومات التالية إلى VDH: موقع ووقت زيارة قسم الطوارئ أو زيارة جامعة كاليفورنيا وخصائص المريض الديموغرافية (على سبيل المثال الجنس، والعرق)، والرمز البريدي لسكن المريض، والشكوى الرئيسية، والتشخيص.
تباين الشكوى الرئيسية: تسجل الشكوى الرئيسية السبب الرئيسي الذي دفع المريض إلى طلب الرعاية الطبية في الوقت الفعلي تقريبًا ويتم تسجيلها عادةً كحقل نصي حر، والذي قد يتضمن أخطاء إملائية أو اختصارات. قد يفتقر أيضًا إلى السياق الذي يمكن أن يساعد الصحة العامة في تفسير سبب الزيارة. على سبيل المثال، قد تشير الشكوى الرئيسية إلى "مريض" أو "يشعر بتوعك" دون ذكر أي أعراض مثل الحمى أو القيء أو السعال. يمكن أن يؤدي التباين في الشكوى الرئيسية عبر مرافق الرعاية الصحية في بعض الأحيان إلى صعوبة قياس العبء الدقيق للمرض أو الإصابة في مجتمع ما.
تأخيرات ترميز التشخيص: يتم تسجيل تشخيصات زيارة المريض باستخدام القيم المشفرة الموحدة الموضحة في مجموعات رموز المراجعة 9th و 10th للتصنيف الدولي للأمراض (ICD). يتم استخدام رموز التشخيص هذه من قبل مرافق الرعاية الصحية في جميع أنحاء الولايات المتحدة لأغراض الترميز الطبي وإعداد التقارير والفواتير. يؤدي الإبلاغ عن قيم ICD-9 و ICD-10 إلى VDH إلى توفير معلومات إضافية حول زيارة الرعاية الصحية للمريض. ومع ذلك، فإن نقل بيانات التشخيص إلى VDH قد يتأخر، وبالتالي لا يدعم المراقبة في الوقت الحقيقي تقريبًا لقضايا الصحة العامة. بالإضافة إلى ذلك، بعض مرافق الرعاية الصحية غير قادرة على إرسال رموز التشخيص إلى VDH.
تفاوت حجم البيانات مع مرور الوقت: تغير حجم البيانات المرسلة إلى VDH بمرور الوقت. وقد ارتفع عدد مراكز الطوارئ الطبية ومراكز الرعاية الصحية الشاملة التي تقدم تقاريرها إلى VDH من 89 في 2010 إلى 166 في 2020 ، مما أدى إلى تحسين تغطية سكان فرجينيا في السنوات الأخيرة. يجب أن تؤخذ هذه الزيادة في حجم البيانات في الاعتبار عند تفسير الاتجاهات عبر السنوات.
تفاوت جودة البيانات بمرور الوقت: تحسنت جودة البيانات بمرور الوقت بسبب المعايير الوطنية للإبلاغ عن بيانات الترصد المتلازمي. ويحدد المعيار (الذي تم تحديثه في 2019) أجزاء المعلومات التي يجب إرسالها إلى VDH لضمان الاتساق في تنسيق بيانات الترصد المتلازمي والإبلاغ عنها. يجب مراعاة التحسينات في جودة البيانات نتيجة للمعيار عند تفسير الاتجاهات عبر السنوات.
جائحة كوفيد-19: خلال جائحة فيروس كورونا 2019 (COVID-19)، حدث انخفاض في العدد الإجمالي لزيارات قسم الطوارئ في ولاية فرجينيا. وبسبب هذا التغيير في سلوك طلب الرعاية الصحية، يحث موقع VDH على توخي الحذر عند مقارنة إحصاءات 2020 بالسنوات الأخرى.